As viagens corporativas já fazem parte da rotina da maioria das organizações. Afinal, essa estratégia é fundamental para manter o contato com clientes, fornecedores e parceiros, além de criar oportunidades de expansão para as empresas.

É preciso, porém, que elas sejam muito bem planejadas, a fim de que o custo-benefício se mantenha alto. Isso porque, quando não são devidamente programadas, as viagens exigem um orçamento maior, o que pode representar prejuízo para as companhias.

Mas existe uma forma mais inteligente de gerenciar as viagens corporativas: automatizando os processos, com o suporte de sites, aplicativos e sistemas de TI.

Quer descobrir as vantagens que a automação pode trazer para o planejamento de viagens? Continue lendo este artigo!

Como a tecnologia pode favorecer as viagens corporativas?

O foco das viagens corporativas é principalmente criar melhores oportunidades para a empresa. Por isso, é fundamental que seu orçamento seja muito bem programado (e os deslocamentos, devidamente planejados), para evitar impactos negativos às finanças.

Além de criar uma boa política de viagens corporativas, é essencial especificar os meios e recursos que serão adotados. Isso facilitará a rotina do gestor e possibilitará alcançar ainda mais vantagens.

Os processos envolvidos não podem ser controlados isoladamente. Eles estão conectados e, portanto, cada um impacta direta ou indiretamente o outro. Além disso, quando o planejamento não segue uma lógica ou determinadas normas, também tem mais chances de ser falho.

Dessa forma, não é vantajoso que as viagens corporativas sejam planejadas sem critério ou que as decisões sejam tomadas de maneira diferente em cada caso. Para que haja uma sistematização, é interessante adotar medidas de automação.

O uso da tecnologia traz vantagens diversas para planejar, controlar e analisar as viagens corporativas. Veja, a seguir, algumas delas.

Compra inteligente de passagens

A compra das passagens não pode ser realizada com poucos dias de antecedência. Isso porque, quanto mais nos aproximamos da data da viagem, menos tempo temos para fazer pesquisas e reduzimos nossas chances de obter valores melhores.

O ideal é que isso seja feito com um tempo limite e o auxílio de recursos para a pesquisa de valores. Se possível, também é interessante fazer parcerias com empresas aéreas para conseguir descontos melhores.

Contratação de serviços com melhor custo-benefício

Automatizando as viagens, também conseguimos encontrar os serviços que serão utilizados a um custo-benefício mais vantajoso. Esse é o caso da hospedagem, do aluguel de veículos ou da contratação de transportes (e, até mesmo, dos melhores locais para fazer refeições).

Com o auxílio dos recursos tecnológicos, você consegue encontrar o que precisa por um bom preço e, ainda, planejar o que acontecerá quando a pessoa chegar ao seu destino. Tudo já estará certo para que ela não precise contratar serviços de última hora e acabe necessitando de um orçamento maior.

Planejamento da viagem

Toda a viagem pode ser planejada com aplicativos e sistemas de TI. Como dito, há facilidades na compra das passagens e para contratar serviços, sendo que você ainda pode planejar outras questões, como o roteiro.

É fundamental que o tempo e o orçamento sejam bem aproveitados nessas viagens, então é preciso que tudo siga um cronograma, para evitar imprevistos. Até mesmo os contratempos podem ser planejados com a automação.

Esse é o caso de voos que atrasam ou são perdidos e de quando há a necessidade de fazer reembolsos. O sistema auxilia na previsão e no cálculo do que é necessário para minimizar os impactos que tais problemas podem causar.

Controle de gastos

Como não poderia deixar de ser, a automatização de viagens corporativas também ajuda a controlar os gastos. Além de evitar que o colaborador precise de algo extra em seu destino, você pode limitar aquilo que será desembolsado.

Para que se tenha total controle de tudo o que está acontecendo, é recomendado acompanhar o uso dos cartões de crédito corporativos. Dessa maneira, nada fugirá do orçamento previsto e não haverá sustos ao final da viagem.

Relatório das viagens

Um ponto muito importante e obtido com a automatização das viagens é o levantamento de dados que possibilitarão criar relatórios de cada deslocamento. Com isso, você pode analisar o que é vantajoso e identificar falhas.

Esse processo ajudará a programar as viagens com mais detalhes e menos erros, melhorando o aproveitamento cada vez mais e reduzindo os custos que apresentam. Consequentemente, elas serão ainda mais proveitosas para a empresa.

É melhor contratar uma agência ou planejar internamente?

Você tem muito com o que se preocupar ao longo do dia em seu trabalho, certo? E as viagens não podem ser mais uma dessas preocupações. Elas deveriam ser, na verdade, uma oportunidade de crescimento (e não um problema).

Por isso, é interessante que tudo o que for possível seja automatizado ou terceirizado, com o intuito de descentralizar as responsabilidades. Nesse caso, você fará apenas aquilo que o cabe: gerenciar o que está acontecendo.

Então, a contratação de uma empresa para fazer a gestão das viagens é uma ótima ideia. Isso, aliado a uma política de viagens bem estruturada, daria ao negócio todas as vantagens de que precisa para usufruir de tais momentos.

Uma companhia especializada já tem seus contatos ou parceiros e, com isso, você pode acessar preços ainda menores. Afinal, por trabalhar com um grande número de clientes, elas já construíram um amplo networking e podem indicar todos os serviços por um valor bem mais atrativo, mas sem perder a qualidade.

Porém, fique atento, pois é imprescindível contratar uma empresa que seja realmente responsável. Assim, você terá a certeza de que vai receber o suporte necessário para o sucesso de suas viagens.

Então, antes de optar por essa ou aquela agência, faça uma pesquisa e observe se ela:

  • tem uma boa reputação;
  • satisfaz os clientes;
  • oferece canais de comunicação;
  • trabalha com todos os serviços de que você precisa;
  • tem estrutura para oferecer o suporte necessário;
  • trabalha com valores atrativos;
  • investe em tecnologia.

Dessa forma, você fará uma boa contratação e terá ajuda no momento de planejar as viagens. Os erros serão reduzidos e o orçamento se tornará mais atrativo ao negócio, possibilitando melhores retornos.

Integrar soluções tecnológicas de automação, aplicativos e o suporte de profissionais é a melhor forma de obter benefícios com as viagens corporativas. Assim, você terá menos preocupações e não haverá gastos inesperados, o que permitirá que foque em seu trabalho e nas metas a serem apresentadas à sua empresa.

E então? Está precisando do suporte de profissionais para planejar suas viagens corporativas? Entre em contato conosco e deixe-nos ajudar você!